00:00Llevo más de 6 años usando Notion y te quiero enseñar cómo puedes aprender a utilizarlo, independientemente de tu caso de uso, y cómo puedes crear espacios de trabajo para algo como tu empresa

00:06Este es un ejemplo de una plantilla para startups, o algo tan sencillo como planear la comida semanal y estructurar recetas

00:18O, por ejemplo, busquemos acá libros, tener una base de datos de los libros y clasificarlos también

00:23Realmente tú puedes tener cualquier caso de uso que puedas tener en un Google Sheets, en un Google Docs o Excel y documentos de Microsoft, pero de una forma mucho más estructurada que

00:37Además, te permite publicar esas páginas, compartirlas e, incluso, te permite sustituir el calendario y el correo electrónico, porque si te das cuenta, también tiene una plataforma de calendario y también tiene una plataforma de correo electrónico que incluso te permite, por ejemplo, con inteligencia artificial, redactar mensajes, preguntarle a tu espacio de trabajo, pedirle que te ayude a redactar información y también puedes vincular desde el calendario tu espacio de trabajo para bloquear espacios

01:05Por ejemplo, tengo un viaje aquí, ya lo tengo bloqueado gracias a Notion, y Miren que incluso llegan a poder compartir links para que las personas puedan agendar un espacio en su calendario

01:18Entonces, los casos de uso y realmente lo que puedan hacer con Notion va a depender de qué quieren

01:27Entonces, esa es la primera pregunta que se tienen que hacer y yo les voy a enseñar cómo lo utilizo yo

01:31Les voy a dar recursos

01:36De hecho, algo muy chévere es que pueden aplicar con el link que les voy a dejar en la descripción a tres meses gratis de Notion Business con inteligencia artificial ilimitada

01:41Esto es un beneficio que está dando Notion a Startups, así que apliquen, no pierden nada

01:49Literalmente son cuatro preguntas y pueden acceder a todas las funcionalidades que yo les voy a mostrar acá, como Notion AI, por ejemplo, que yo le puedo preguntar, eh, dime qué hace De System, que es mi empresa donde ayudamos a equipos a crecer sus empresas o startups, sobre todo con sistemas escalables

02:12Y miren que acá toma bases de datos que yo tengo, información que yo tengo y puede responderme cualquier pregunta

02:18Y miren que está, lo está haciendo con diferentes elementos e incluso integrándose a plataformas de terceros

02:24Entonces, tú puedes acceder literalmente a tener un espacio que tenga

02:30Mucho contexto sobre lo que haces, sobre las cosas que están aprendiendo y ser casi un asistente que te va a ayudar a mejorar cómo manejas tu tiempo, cómo estructuras tus espacios, incluso tener funcionalidades básicas de un CRM

02:39Bueno, los casos de uso son infinitos, así que todo esto es 100% práctico

02:48Y te voy a enseñar también las cosas que las personas encuentran difíciles cuando están usando Notion y que hacen que se queden sin poder adoptarla realmente

02:56¿Por qué? Por la página en blanco, porque les parece compleja, pero yo creo que en realidad es porque están pensando en lo que ya conocen y no en Cómo funciona esto

03:03Así que te lo voy a enseñar, y miren que todo va a ser super práctico

03:07Pueden descargar esta plantilla también

03:11Voy a dejar acceso, es gratis porque es un punto de partida

03:17Entonces vamos a empezar y todo va a ser super accionable

03:23Antes de arrancar con lo práctico, todo va a ser 100% práctico, necesito que establezcamos una diferencia, y es que Notion no funciona por carpetas, que es la típica forma en la que nos ubicamos, ¿cierto?, en un Google Drive o en el computador

03:29Ellos trabajan sobre todo con páginas y con tablas que tú puedes vincular

03:37Entonces, piénsalo más como una red de Información que como un espacio con carpetas cerradas

03:45Ojo, puedes simular lo que haces con carpetas, pero la forma en la que funciona es que tú tienes una página, ¿verdad?, o páginas que tienen contenido, tal cual lo harías en un Google Docs, pero esas páginas ahora imagínate que pudieran vincularse también con las tablas y también te permiten crear subpáginas

03:53¿Para qué? Para que puedas profundizar en información

04:00Entonces, no es un documento estático, sino que te permite tener distintas capas de información

04:08Entonces, páginas, ya sabemos que tienen el contenido, también pueden tener

04:14Tablas y pueden tener subpáginas, y esta es como la unidad fundamental general de Notion, las páginas

04:21Pero luego tienes las tablas, que las tablas son como ese formato avanzado que te va a permitir crear listas, tableros, canvans para organizar elementos gráficos tipo GAND, y te va a permitir generar automatizaciones y bases de datos

04:34Entonces, si yo estoy estructurando mis recetas, pues hago una tabla que está dentro de una página

04:39Por ejemplo, si yo quiero hacer una lista de libros, es lo mismo, y dentro de esa misma tabla, yo puedo cambiar las vistas y pasarla de una lista general a, por Ejemplo, una vista tipo Canban o a una vista tipo galería

04:53Eso ya son clasificaciones que yo hago, pero miren que si nos ubicamos en página como unidad de contenido larga, perfecto

05:00Y la tabla es cuando queremos crear estructuras que además te permitan generar automatizaciones y clasificaciones

05:07Y recordemos que las tablas tienen páginas, es decir, cuando tú creas una fila, ¿verdad?, dentro de una tabla, automáticamente se crea una página, pero la forma en la que tú trabajas con esa página es la misma que la página normal, solo que está dentro de una base de datos

05:20Entonces tienes una forma de

05:34Trabajar con esa información por medio de propiedades, suena abstracto, puede ser, pero no va a ser abstracto, porque ya vamos a ver los casos de uso, pero si tú entiendes lo básico que son tablas y páginas, ya tienes el 90% de conceptos básicos que tienes que saber, porque de resto es aprender a traducir lo que tienes en tu cabeza, ¿verdad?, a la herramienta

05:46Entonces, ahora sí vamos a Notion

05:59Ya tienes cuenta de Notion, sáldate este paso, pero si aún no te la has creado, lo que tienes que hacer es buscar Notion o poner Notion.com e ingresarás a su homepage o a su página principal, donde vas a ingresar en Donde dice "get Notion free", aquí arriba o acá, y una vez lo haces, te va a pedir autenticarte

06:12¿Qué pasa? Yo te recomiendo hacerlo con tu Gmail o la cuenta que más utilices, porque no vas a tener que recordarte de la contraseña

06:18Entonces, yo aquí voy a hacer "continuar con Google" y voy a hacer clic en "Daniela de The Grow System", y van a ver que ya ingreso a mi espacio de trabajo

06:23Claramente, si es tu primera vez, vas a ver una página en blanco y unas instrucciones de Notion o un onboarding que ellos están organizando

06:30Entonces, una vez ya estás aquí, puedes empezar a crear cosas, y eso es lo que vamos a ver

06:40Esto que ves

06:49Aquí es mi home, o sea, mi página principal de Notion, donde tengo los documentos que revisé recientemente, puedo pedirle a la inteligencia artificial cualquier cosa directamente a modelos como Open AI o Anthropic, que eso está muy bien, o directamente a Notion AI, pero va a tomar en cuenta el contenido que tengo aquí en mi cuenta de Notion

06:59Puedes investigar así como Open AI hace Deep Research, que es que investiguen diferentes fuentes en internet y te da una respuesta, o puedes construir bases de datos pidiéndole lo que quieras

07:11Por ejemplo, quiero crear un CRM, ¿cierto? Y esta es como la forma más Sencilla, pero yo no te lo recomendaría al inicio, porque yo lo que quiero es que entiendas los fundamentos

07:23Entonces, si bien esto te va a ayudar a saltarte varios pasos y ahorrar tiempo, lo que va a pasar es que no estás comprendiendo cómo funciona la estructura

07:29Entonces, vamos a ver qué cree aquí y luego vamos a hacer el ejercicio de nosotros crear el CRM, y para eso vamos a crear primero una página en blanco y dentro de esa página vamos a insertar una tabla, ¿okay? Entonces, vamos a darle unos segundos aquí

07:42Miren que me creó un CRM y me lo hizo en español, ¿no?, donde puedo ver por estado, además

07:48Prospecto de negociación, cliente activo, inactivo, seguimientos pendientes y todos los clientes, y tengo el estado, el teléfono, el correo, el valor potencial, la última comunicación y cuándo debo hacer el seguimiento, quién es el responsable y cuáles son las notas

07:56Aquí puedo agregar cosas como origen, etiquetas y sitio web

08:04Y miren que esto lo hice, literalmente, con un par de palabras donde dije, "Quiero un CRM"

08:12Entonces, ahora nosotros vamos a hacer esto de forma manual, pero sin duda te recomiendo que utilices la inteligencia artificial una vez entiendas los conceptos

08:18Así que vámonos

08:23De aquí, ¿y qué vamos a hacer aquí? Vamos a hacer clic en crear una nueva página

08:28¿Qué pasa? Ustedes deberían tener esto que se llama team spaces o espacios de trabajo, y uno puede crear un new teamspace

08:35Entonces, yo aquí voy a poner Notion, ¿verdad?, porque vamos a hacer el ejercicio desde ceros para que lo vean

08:40Y yo voy a poner aquí un emoji

08:44Miren que hice clic acá y voy a seleccionar icons y voy a poner el de Notion

08:49Y aquí voy a poner curso de Notion y le voy a dar clic a crear

08:56¿Qué pasa? Una vez yo creo este espacio de trabajo, yo puedo crear páginas debajo de este espacio que son como las carpetas a las que

09:01Estamos acostumbrados

09:06Entonces, por ejemplo, si yo hago clic en "Add new" aquí, perdón, me va a decir, ¿quieres una página en blanco?, ¿quieres una base de datos?, ¿o lo quieres construir con "ell"? Yo le voy a decir, "Quiero una base de datos", y yo aquí una página en blanco, y aquí yo le voy a colocar CRM

09:18En CRM, que es Customer Relationship Management, es donde usualmente las empresas tienen la base de datos de los clientes o prospectos que están en negociación

09:23Entonces, vamos a dejarlo con Cerne

09:28Mira que le puse un icono

09:33Si ustedes hacen clic acá, pueden poner un icono, y listo

09:37Yo lo que hice fue ponerle Un título y un icono, hasta ahí básico

09:43Luego está la famosa página en blanco, que es aquí donde la mayoría de personas se estresan, pero tú no, porque tú ya entendiste la diferencia entre una página y una tabla

09:49Ahorita estamos en una página individual, pero podemos insertar tablas

09:56Tan es así que vamos a ver aquí en un database aquí abajo, que estos son como shortcuts o enlaces rápidos que nos permiten crear diferentes cosas

10:01Entonces, vamos a ver qué tenemos aquí

10:08Notion tiene un comando, que es el comando universal de Notion, que es esta barra lateral

10:15Cuando tú escribes la barra lateral, te van a Aparecer todos los bloques o todos los elementos que tú puedas insertar en página

10:22Entonces, ¿qué tenemos? Tenemos los bloques básicos que son el texto normal o el texto ya con jerarquías, por ejemplo, headings para que se puedan poner subtítulos

10:30Por ejemplo, esto es un subtítulo, ¿verdad? Si yo hago aquí clic otra vez en la barra diagonal, ¿qué voy a tener otra vez la lista de bloques? Y mira que yo puedo poner listas de todo, puedo poner listas desplegables, mira

10:48Entonces, aquí puedo poner desplegable y simplemente puedo escribir algo, hola, y lo puedo plegar de nuevo, ¿cierto? Y ya quedó una

10:57Lista desplegable

11:06Entonces, tú lo que tienes que pensar es que esto básicamente es una página como un Google Docs que cada vez que haces clic en la barra diagonal, te va a permitir agregar cualquier tipo de bloque, incluido tablas, ¿okay? Que aquí es donde la cosa se pone interesante, porque puedes crear automatizaciones y realmente puedes crear algo muy personalizado

11:15Entonces, hagamos un ejercicio de escribir qué queremos crear en el CRM, ¿verdad? Y cómo vamos a estructurar esto para que tenga sentido y para que vayas viendo las funcionalidades

11:26Entonces, vamos a poner, por ejemplo, este CRM

11:37Tiene tres, cuatro estados, ¿verdad? ¿Qué es? Por contactar, reunión o llamada, por ejemplo, propuesta, cierre, y voy a crear una quinta que es seguimiento

11:45Entonces, acá simplemente voy a poner cinco estados

11:54¿Qué pasa acá? Yo esto no lo veo un buen formato, entonces voy a hacer clic, enter, y simplemente voy a poner rayita, o sea, o guion y espacio

12:02Y miren que se pone un bullet point, como lo conocemos, o simplemente una lista

12:07Entonces, si yo hago enter y hago enter, miren que ya voy creando esa lista de forma automática

12:11Entonces, miren, reunión llamada junto

12:14¿Cómo más lo podría hacer? A ver si se

12:17Acuerdan

12:20Entonces, simplemente yo podría poner mi guion diagonal y yo puedo ponerle el bullet list

12:27Y miren que es lo mismo, o sea, yo puedo copiar y pegar esto, control C, control V y puedo darle clic a enter

12:34Y lo mismo, básicamente hasta aquí nada nuevo, ¿cierto? Miren que voy a copiar, lo voy a pegar y voy a borrar esto para que quede estructurado

12:39Tiene cinco estados

12:42Hasta acá ya quedó

12:45Ya tenemos esto

12:47Ahora pongamos una línea divisoria para debajo colocar el CRM

12:50Entonces aquí voy a poner mi guion diagonal y voy a buscar un divisor

12:56Tú vas a ir conociendo los diferentes bloques a medida que los Vayas utilizando o los vayas explorando

13:02Simplemente puedes irlos probando todos haciendo clic acá y probando cada bloque

13:07Yo te voy a decir cuáles son los más utilizados y los vamos a ir usando naturalmente aquí, pero para que lo puedas ver

13:13Entonces, acá simplemente, ¿qué voy a hacer ahora? Voy a agregar otra vez la línea diagonal y voy a poner tabla

13:19Y miren que pasan dos cosas, bueno, tres cosas

13:25Me sale tabla, que es una tablita simple que simplemente sirve como para mostrar datos

13:30Sale el table view de database, que es la base de datos

13:35Esas son realmente las tablas con las que vamos a

13:41Trabajar para crear automatizaciones y el CRM, y luego está la tabla de contenidos, que lo único que hace es darte una estructura de tu página, como cuando escribes un documento y puedes saltar entre diferentes elementos

13:47La que necesitamos es la vista de tabla

13:54Esta vista de tabla, como ven, me puede quedar un "new empty database" o yo puedo tomar una plantilla

14:00En este caso, yo le di a crear desde cero por la razón que te decía de que quiero que aprendas los básicos, los fundamentos para que luego puedas crear lo que quieras

14:04Entonces, acá creamos esta nueva tabla y miren que me aparecen como estos

14:08elementos, perfecto

14:12¿Y ahora qué? Otra vez la pregunta de ahora qué

14:15Entonces, aquí puedo escribir un nombre para esto

14:18Entonces, yo puedo poner CRM y no sé, depende de cómo quieras, vas a ir ajustando diferentes elementos, pero para que entiendas cómo acercarte a una tabla, tienes aquí la posibilidad de agregar nuevos elementos a la tabla, que estas se llaman propiedades

14:30Una propiedad es un elemento único dentro de la tabla, ¿verdad?, que corresponde a cada fila una vez tú llenes la información

14:37Esto te va a permitir tener información que puedes manipular por fuera de la página que se crea

14:44Cuando tú haces clic en crear una página, que esto es como crear una fila

14:51Entonces, por ejemplo, si yo voy a crear aquí, vamos a crear primero una que diga estado, ¿verdad? Entonces, yo voy a irme acá y voy a buscar esta que dice estatus

14:57Mira que siempre Notion te da guías, entonces acá te permite saber qué significa estatus

15:04Entonces, trackea los ítems, el progreso de un ítem a lo largo, ¿verdad?, de unas categorías que tú definas

15:12Entonces, yo voy a hacer clic en estatus y mira que esto ya viene con una información por defecto

15:17Notion muchas veces te da información prellenada para que tú no tengas que Empezar de ceros, entonces, perfecto

15:23Yo aquí le voy a poner estado, ¿verdad? Y mira que yo aquí puedo cambiar cómo quiero que se muestre, ¿no? Entonces, se muestra como un checkbox o se muestra como una, como un estado único

15:36Como esto es una persona solo puede estar en un estado, entonces yo lo que voy a hacer es dejarlo como seleccionar y no como múltiple selección, que sería ese checkbox donde yo puedo elegir varios al tiempo

15:44Perfecto, hasta acá, básico

15:53Ahora vamos a cambiar los nombres de esto, ¿por qué? Porque nosotros queremos personalizarlo

15:57Entonces, en "to do" o en "por hacer", yo voy a poner Por contactar

16:02Entonces, acá donde dice "not started", yo voy a poner "por contactar"

16:06Y mira que yo le puedo poner un color a esto

16:09Dejémoslo en gris

16:12Me gusta el gris porque quiere decir que esto no lo he empezado

16:15Ahora, "in progress" nosotros tenemos reunión y llamada, propuesta

16:19Entonces, en progreso vamos a poner, ¿verdad?, reunión o llamada

16:32Vamos a poner propuesta, y mira que va a quedar o en el mismo color, o incluso le podemos cambiar el color

16:38Yo lo voy a dejar en el mismo color si está en un estado similar

16:42Entonces acá, mira que arrastré esto para que quede primero reunión y llamada, luego propuesta

16:46Ahora voy a agregar una nueva opción que se va a llamar "cierre" y otra que se va a llamar "seguimiento"

16:49Yo voy a poner "cierre" acá en "Don", cierre, ¿cierto? La voy a dejar aquí, y miren que ya quedó "cierre", y "seguimiento" lo quiero crear como uno aquí dentro de "completo"

17:11No, mentira, dentro de "completo" no, en "progreso", porque todavía no hemos cerrado, y voy a poner "seguimiento" y lo voy a poner acá de último, y lo voy a poner en amarillo

17:16¿Por qué? Porque "seguimiento" quiere decir que todavía no lo hemos cerrado, pero tiene una propuesta, entonces tengo que estar pendiente de esto

17:23Entonces, hasta acá esto ya quedó

17:29Entonces, si se dan cuenta y yo cierro esto, ahora yo tengo un estado que puedo cambiar, ¿verdad? Llamada

17:35Entonces, puedo poner en nombre, puedo cambiar

17:42Miren que si yo hago clic aquí en estas, en la parte superior de la tabla, yo puedo cambiar el nombre, puedo cambiar el estado, simplemente la etiqueta, o incluso puedo editar la propiedad y cambiarla, okay

17:49La única que no vas a poder cambiar es la del nombre, la etiqueta general

17:55¿Por qué? Porque esto es como lo que estructura la tabla

18:01Entonces, aquí simplemente vamos a poner nombre, prospecto, ¿verdad? Y aquí vamos a poner Daniela, solo como Ejemplo

18:07Entonces, aquí yo tengo listo el nombre y el estado, pero seguramente hay cosas que me interesan mucho, ¿no?, como por ejemplo, valor potencial del cliente

18:13Entonces yo aquí digo, listo, si quisiera mostrar el valor potencial del cliente, ¿dónde lo voy a encontrar? Tengo que poner un número, ¿cierto? Entonces, yo voy a poner "number" en este caso porque mi cuenta está en inglés, pero tú puedes poner "número"

18:21Y mira que si yo pongo "number", yo puedo escoger el formato

18:29Recuerda que siempre vas a poder editar los elementos de la propiedad

18:33Entonces, en este caso, yo puedo elegir en qué lo quiero

18:38Puedo ponerlo, por ejemplo, en dólares y en número, en barra o en un anillo

18:41Va a depender de lo que quieras mostrar

18:45En este caso, yo realmente solamente quiero mostrar el número y voy a poner, por ejemplo, $1,000

18:48Y miren que aquí ya me queda nombre, estado y el número que sería el valor, que miren que me quedó como nombre

18:54Entonces, lo voy a renombrar

19:00Voy a poner valor lead o valor prospecto y miren que ya quedó guardado

19:07Y ya van a haber varias cosas interesantes que podemos hacer con esto, porque podemos crear automatizaciones para que cuando una persona pase de un estado a otro le enviemos un correo, por ejemplo

19:12Entonces, eso ya lo vamos a ver porque es un poquito más avanzado, pero ya tenemos la estructura básica

19:18Esto podrían ser libros, esto podrían ser recetas

19:24Mira que lo que estás creando son propiedades dentro de una tabla que, cuando la abres, resulta que tiene las propiedades en la parte superior

19:36Mira que dice "añadir propiedad" y debajo tienes una página, un lienzo en blanco, un Word

19:42Entonces, ¿qué pasa? Tú aquí puedes agregar cualquier cosa que desees de los bloques que hablamos o simplemente puedes crear o añadir otra tabla

19:55¿Qué otra tabla podríamos agregar acá que sea ¿Interesante realmente? Bueno, podríamos agregar una tabla, ¿cierto?, que sea reuniones, ¿verdad?, reuniones

20:08Entonces, esta tabla de reuniones va a ser nueva y le vamos a poner reuniones

20:11Y yo voy a abrir esto para que veas

20:14Si yo me quisiera devolver al CRM, voy a hacer clic aquí arriba

20:17En este caso, hasta aquí quedé

20:20Perfecto, estamos en reuniones y yo, ¿por qué quiero agregar dentro de mi lead las reuniones? ¿Por qué? Porque si yo tengo varias reuniones o conversaciones, eso me puede dar información que yo puedo utilizar luego para trabajar con ese prospecto

20:27Entonces, digamos que yo quiero

20:33Setear una reunión acá, organizarla

20:40Entonces, ¿qué necesito yo de la reunión? Necesito el motivo, por ejemplo, de la reunión, la fecha

20:52Entonces, yo aquí puedo poner date, en este caso, date, y yo le puedo poner aquí estructuro, qué formato de fecha, ¿viste que vamos utilizando diferentes campos? Entonces, yo aquí en date me voy a devolver porque hice clic sin querer

21:04¿Cuál es el formato? Entonces, yo quiero día, mes y año, y yo quiero un formato de 12 horas

21:08Perfecto, hasta acá, buenísimo

21:11Entonces, aquí le pongo fecha de la reunión, ¿cierto? Y miren que aquí vamos a empezar a usar una funcionalidad

21:15De inteligencia artificial que se llama AI summary, y aquí le voy a poner resumen

21:21Reen

21:27¿Qué pasa? Este resumen va a tomar toda la conversación y la transcripción de la conversación y me va a agregar los puntos más importantes

21:33Esto yo lo puedo personalizar aún más, pero esta es la versión por defecto de generar un resumen con la inteligencia artificial de Notion

21:37Okay

21:40Entonces, ¿qué estamos haciendo ahorita? Las reuniones

21:44Pero Dani, ¿yo dónde voy a grabar las reuniones? ¡Gran pregunta! ¡Gran pregunta! Ahí es donde vas a ver esta funcionalidad

21:49Entonces, yo aquí voy a hacer dos cosas

21:53Uno, voy a Crear una plantilla para que cada vez que yo agregue una página, se me cree con la estructura de la reunión

21:57Entonces, ¿qué voy a hacer aquí? En esto que ven acá, si yo despliego, me va a permitir en la flechita crear una plantilla

22:05Entonces, yo voy a hacer clic en New Template y le voy a poner reunión

22:14Y acá le voy a poner con mi guion diagonal esto que dice AI meeting notes o reuniones con inteligencia artificial

22:22¿Qué te permite esto? Eso te va a permitir transcribir una vez que tú confirmes el consentimiento y te va a generar una transcripción, y tú puedes escribir tus propias notas directamente

22:28Entonces, vamos a guardar esto, ¿verdad? Y eso ya quedó guardado

22:36¿Cómo lo sabemos? Porque si hacemos clic en la flecha, vemos este que dice reunión, y miren que por defecto me da una plantilla vacía, pero yo quiero que siempre aquí me dé el de reunión

22:48Entonces, yo voy a poner, para todas las vistas de reuniones, por favor, agrégame por defecto esta plantilla

22:54Entonces, vamos a borrar aquí este, esta fila, y vamos a crear una nueva

22:58Y miren que se crea con el nombre de reunión

23:03Y si yo la abro, mira lo que va a pasar

23:06Me aparece la funcionalidad de transcripción

23:10De hecho, en este momento, eso está

23:17Transcribiendo lo que yo estoy diciendo y va a generar un resumen

23:25¿Qué pasa? Claramente es corto porque simplemente yo estoy en este momento dando un ejemplo aquí de cómo funciona, pero incluso, ¿qué puedes hacer aquí? Va a estar la transcripción en tiempo real de lo que yo estoy diciendo y lo que la persona está diciendo

23:33Si tienes la aplicación de Notion instalada dentro de tu computador, es perfecto porque funciona nativamente

23:40Simplemente le das clic a empezar, incluso la reunión se cierra de forma automática y te va transcribiendo

23:45Tú puedes escribir tus notas aquí, notas personales

23:52¿Verdad? Y hay algo muy interesante, que es que tú puedes preguntarle cosas de la reunión, ¿cierto? Entonces eso me encanta

23:58Tú aquí puedes pausar la transcripción, pararla y hacer un resumen, y puedes decirle en qué lenguaje quieres que esté, ¿okay? Entonces, eso es bien interesante porque tú le puedes pedir el lenguaje y el formato, y eso también lo puedes guardar luego

24:06Entonces, yo aquí lo estoy dejando que me lo haga automáticamente

24:14Vamos a detenerlo y mira lo que va a pasar

24:22Me va a empezar a generar un resumen automático de esta reunión

24:26Oigan, esto sirve para clases, esto sirve para reuniones

24:30Con el equipo, esto sirve para tantos casos, incluso para estudiar sirve

24:33Okay

24:36Entonces, miren que ahora me va a dar una transcripción

24:39Mira, me pone funcionalidades principales, integración con Notion, personalización

24:44Incluso si tienes accionables, te los pone después de la reunión y te pone un checklist, una lista de chequeo para que hagas esto

24:50Entonces, miren que acá me quedó el summary, que es el resumen que hace automáticamente Notion, mis notas personales y la transcripción en bruto, que yo incluso luego puedo pegar a Chat GPT o a Claude o a lo que yo quiera

24:56Entonces, boom

25:03Realmente, esto lo puedes usar para lo que quieras

25:11Entonces, aquí ya te quedó una base de datos bien interesante

25:19Yo voy a poner que la fecha de la reunión sea hoy, ¿cierto? Entonces, yo aquí simplemente voy a poner la fecha de hoy y en resumen de AI, miren que yo puedo hacer aquí en update en ese icono, ¿verdad? Y ya me va a dejar esto de forma automática, que es el resumen

25:28Si yo quisiera que esto tuviera más espacio para que no se vuelva como tan angosto, ¿verdad? ¿Qué puedo hacer yo? Esto lo puedo estirar y esto es completamente personalizable

25:41O sea, tú puedes simplemente ajustar esto, ¿verdad? Si yo hago doble clic, lo que hace es que tomo el espacio que esté tomando el texto

25:52¿Y qué más puedo hacer? Por ejemplo, acá yo puedo decirle que siempre me llene automáticamente con inteligencia artificial la información, ¿okay? Otra cosa que yo puedo hacer acá, yo puedo poner, por ejemplo, en inteligencia artificial, yo puedo decirle, "Mira, ponme palabras clave de la reunión" y de esa manera yo puedo poner opciones prellenadas o le puedo decir que simplemente lo haga y me ponga palabras clave de qué trata la reunión

26:18Entonces, yo aquí puedo poner, por ejemplo, ¿qué menciona el prospecto? ¿Qué tipo de productos quiere? O sea, tú aquí puedes entrenar esto para que lo haga como tú desees

26:33Entonces, simplemente cada vez que quieras agregar una nueva columna, le das clic aquí y revisas si quieres una funcionalidad de inteligencia artificial, quieres vincularlo, por ejemplo, con un archivo de Figma, de Sendes, de Google Drive o GitHub, que eso ya es más técnico, o simplemente quieres agregar una de estas propiedades personalizadas

26:54Por ejemplo, tú puedes añadir una que sea "create time", que es cuando cree yo esta tabla o esta reunión, que podría ser mejor que la de fecha, porque en En realidad es automática

27:02Entonces, yo aquí voy a borrar esta y voy a dejar solamente esta que ya me dice automáticamente cuándo se creó esta reunión

27:08Entonces, miren que van intuitivamente desarrollando la noción de para cuándo es realmente importante utilizar una función u otra

27:12¿Y eso cómo lo hacen? Explorando

27:17Okay

27:21Entonces, hasta acá va muy bien

27:26Si ustedes, por ejemplo, quieren agregar, recuerden que estamos en un CRM, ¿no? Entonces, esto apenas son reuniones

27:32De aquí yo puedo poner como notas, notas, ¿verdad? Notas

27:35Y miren que si yo pongo ya me sale como sugerido

27:38Entonces, yo puedo poner

27:42Notas, y yo puedo pedirle que me las llene con inteligencia artificial o dejarlo acá

27:45Entonces, yo voy a poner notas personales y lo voy a dejar abierto, ¿verdad? Y esto ya me queda como una propiedad

27:51¿Ven la diferencia? Una propiedad afecta a toda la tabla y un elemento dentro de la página solamente afecta a esa página, ¿okay? Entonces, ¿qué pasa? Yo aquí creo una plantilla, si se dieron cuenta, pero una plantilla para la tabla de reuniones

28:09Si yo quisiera que cada vez que yo agrego un prospecto me apareciera esa tabla de reuniones, ¿qué tengo que hacer? Tengo que crear una plantilla, pero en la tabla

28:21Madre, en la tabla general

28:39Entonces, eso es lo que vamos a hacer acá

28:58Acá vamos a crear una nueva plantilla, y esta plantilla va a ser, eh, plantilla base, ¿verdad? Y acá, ¿qué vamos a hacer? Vamos a poner nuestro guion, y acá diagonal, y acá lo que vamos a ver es que vamos a poner tabla, ¿verdad? Table view, pero en este caso no va a ser una tabla vacía, va a ser una tabla que nosotros llamamos como reuniones, ¿verdad? Y esta tabla, miren que cuando yo la coloco, me sale acá la información de la tabla original de reuniones, ¿y qué pasa? Yo acá en el futuro puedo simplemente filtrarla, ¿por qué? Por el nombre, por Ejemplo, del prospecto que me faltó aquí

29:16Entonces, yo aquí puedo poner eh texto y puedo poner nombre, o lo voy a poner mejor en un tag

29:27Entonces, por ejemplo, para que sea más fácil de filtrar, lo voy a poner en una multiselección y aquí le voy a poner nombre, ¿cierto? Y si yo le pongo nombre y yo aquí pongo Juan Álvarez, yo puedo simplemente acá dejarlo así por defecto normal, y una vez yo copié la plantilla, ¿cierto? Vamos a ponerla por defecto otra vez como lo hicimos ahorita

29:55Y para todos las personas que vean este CRM, ¿qué pasa? Yo acá cuando cree una nueva página, mira que ya me sale plantilla

30:01Base, yo voy a abrirlo y voy a decir, "Listo, pero esto no es para Juan, esto es para Pedro Rodríguez"

30:07Y aquí en Pedro Rodríguez, ¿qué voy a hacer? Simplemente voy a crear el chip de Pedro Pedro Rodríguez, ¿cierto? Y acá yo puedo filtrar, ¿y qué voy a filtrar? Voy a filtrar por nombre y simplemente voy a poner Pedro Rodríguez y aquí lo voy a guardar

30:25Y ahora simplemente me van a aparecer acá las que sean de Pedro siempre

30:33Entonces, miren que ya creamos un sistemita donde siempre que agregue un nuevo prospecto, ¿verdad? Entonces, aquí voy a poner Álvarez, por ejemplo, aquí me va a aparecer la base de datos

30:44con todos y yo simplemente voy a tener que crear a Mariana, ¿verdad? Y una vez que tenga a Mariana, voy a agregar mi filtro acá y yo le voy a decir, "Ey, solamente muéstrame a Mariana y listo, magia

30:57Tenemos un CRM que ahora podemos organizar como queramos." ¿A qué me refiero? Cada vez que tú crees una tabla en Notion se te abren un mundo de posibilidades, porque una tabla, recuerda, que también es un board, y miren que simplemente se están creando vistas

31:17Estas son formas de visualizar la misma data por propiedades y con diferentes vistas

31:22Entonces, yo aquí tengo el board, o también llamado canvan

31:27Yo aquí, Por ejemplo, puedo tener una lista que simplemente me van a aparecer los nombres y las propiedades que yo definí acá

31:34Esta es la famosa vista de Gantt que sirve para proyectos

31:41En este caso no me parece tan útil para CRM, pero sirve para muchas cosas, sobre todo cuando estamos organizando listas de qué vamos a hacer y proyectos en general

31:46Luego tenemos el calendario, que esto sirve muy bien cuando queremos saber qué tenemos para cierta fecha y se puede vincular con el calendario general

31:58Si yo hago "opening calendar", mira que me va a salir en mi calendario

32:03Y luego tenemos la galería, que simplemente Te va mostrando a todas las personas como si fueran, eh, simplemente cubos o cuadros, y tú puedes ir agregando formularios, ¿cierto? Entonces, ¿qué pasa si tú creas un formulario? Lo haces con las preguntas que sean parte de estas propiedades

32:21Entonces, por ejemplo, nombre, prospecto, valor prospecto, notas personales y fecha

32:27¿Qué pasa? Yo podría crear esto como un formulario, compartirlo y simplemente lleno, y aquí voy a poner, no sé, Camila Grajales, y aquí voy a poner, ah, miren que este es el valor, entonces obviamente no me va a dejar

32:33Aquí voy a poner Camila Grajales

32:39El valor del prospecto

32:45Todavía no lo sé

32:51Aquí, en notas personales, la conocí en un evento

32:57Contactar la próxima semana, y aquí le voy a poner esta fecha y lo voy a enviar

33:03Y miren qué va a pasar, miren qué va a pasar

33:08Ahora, en mi tabla, yo tengo a Camila Grajales, la tengo por contactar y tengo toda la información

33:14El valor de prospecto no está lleno porque yo no lo puse formulario, y acá una vez hago clic, miren que me aparece vacío sin mi tabla de reuniones

33:19Esto pasa porque la creamos desde el formulario, pero no pasa nada

33:25Simplemente hacemos clic en plantilla base y boom, tenemos las reuniones y lo que podemos hacer aquí es Simplemente crear Mariana Álvarez, ¿verdad?, como una persona

33:30Y simplemente volvemos a filtrar acá por nombre y simplemente le damos clic a Mariana Álvarez, y listo

33:37Perdón, a Camila Grajales, ahí me confundí, listo

33:43No tenemos a Camila Grajales, entonces hay que crearla

33:49Vamos a borrar este filtro, save for everyone, listo

33:56Entonces, ¿qué pasa? Camila Grajales, ¿y qué pasa aquí? Ahora sí puedo filtrar por el nombre y voy a seleccionar Camila Grajales y guardar para todos

34:07Entonces, si ves acá, ya básicamente entiendes la mayoría de conceptos de Notion

34:19Entiendes que tienes una tabla, ¿Verdad?, que es una base de datos en realidad, que tiene propiedades, que son los elementos que se ven en columnas, pero a su vez, cuando tú lo abres, tiene una página integrada, que a su vez, en esta página, tú puedes tener otras tablas distintas que se relacionan entre sí

34:36Si ya entiendes eso, ya entiendes el 90% de las cosas que puedes hacer con Notion

34:42Entonces, básicamente ahora lo que vamos a ver son elementos específicos de las tablas, ¿okay?, como automatizaciones, cómo, por ejemplo, estructurar la información de distintas maneras

34:54Listo, vamos a ver cómo estructurar diferentes vistas

35:00Dependiendo de lo que necesitemos y también cómo hacer automatizaciones donde les escribimos un correo automáticamente

35:05Entonces, lo primero, ya vimos que aquí tenemos tabla, que es la forma básica en la que Notion te permite crear cualquier base de datos, pero dentro de esta misma tabla nosotros podemos crear vistas

35:16En estas vistas, por ejemplo, creé esta que se llama board y no la he renombrado

35:22Si yo la quisiera renombrar, puedo hacer clic derecho y renombrar y poner, eh, prospectos, por ejemplo, por estado

35:30Y si yo pongo prospectos por estado, ¿verdad? Ahora, miren lo que pasa

35:36Yo tengo a Todos mis prospectos agrupados de una vez por estado

35:41Esto lo asumió Notion de forma inteligente, pero te voy a enseñar cómo cambiar las agrupaciones, porque puede que tú la quieras hacer por algo distinto

35:48Entonces, por ejemplo, yo aquí lo tengo por el estado, ¿verdad? Y si yo hago aquí clic aquí en mis tres puntitos, yo voy a estar editando toda esta vista

35:54Entonces, yo puedo decirle qué propiedades quiero que me muestre el ladit

36:01Por ejemplo, yo puedo decir, "Mira, muéstrame la fecha, muéstrame el valor del prospecto y muéstrame el estado, por ejemplo"

36:04Y yo también le puedo decir, aparte de qué

36:08Quiero que me muestre en propiedades y qué no, cómo quiero que me lo agrupe o cómo quiero que me lo subagrupe

36:12Entonces, en este caso, yo lo estoy agrupando por el estado, pero yo lo podría agrupar, en este caso, por ejemplo, por fecha, pero eso no haría mucho sentido

36:20También lo podría agrupar por prioridad, es decir, si yo tuviera las de alta prioridad o de baja prioridad, los podría agrupar en ese formato

36:29Entonces, en este caso, me parece que hace mucho sentido por cada cosa o también lo podría agrupar por persona

36:37Entonces, vamos a hacer un ejercicio

36:41Vamos a crear aquí, ¿verdad?, al que diga

36:45Persona

36:49Y miren que aquí yo voy a agregar personas que estén en mi base de datos

36:52Entonces, yo aquí tengo a Daniela y vamos a agregar a una que se llame Héctor

36:56Entonces, tenemos a Daniela y tenemos a Héctor

36:59Ahora, acá yo puedo en agrupación simplemente agrupar o subagrupar

37:03Miren que tengo "group by" y yo puedo poner ahora por persona, y miren que ahora me aparecen los estados en vertical porque lo estoy agrupando, es por persona

37:16En realidad no me gusta así, a mí sí me gusta por estado, pero quiero crear un subgrupo, ¿verdad?, que sea por persona

37:21Entonces, mira que tengo a Daniela, que es mi vendedora, uno

37:26Con estos leads y a Héctor, ¿verdad? Lo tengo con estos leads en este estado

37:34Entonces, tú así puedes trackear en diferentes vistas diferentes cosas

37:43Entonces, este me parece un gran caso de uso porque te permite mostrar de forma visual en dónde está cada cosa e incluso tú puedes hacer algo muy interesante que es añadir la agregación

37:51Entonces acá, por ejemplo, tú puedes mostrar la agregación, ¿verdad? Y puedes mostrar el grupo o esconderlo

37:59Entonces yo aquí los escondí a ambos, entonces lo puedo, lo puedo desesconder

38:05Ahora tienes mucha más claridad de cada estado, de cada lead y puedes hacer Algunas mejoras a esta página

38:11Por ejemplo, yo acá podría decirle que me permite personalizar mi layout, o sea, mi vista, y le puedo pedir que me ponga los tabs de esta manera para yo poder ver

38:17Y el panel, yo podría ponerle que me dé el panel de las personas, el estado, la fecha, por ejemplo, y le voy a decir aplicar a todas las páginas

38:31Y lo que va a pasar ahora es que cuando yo hago clic acá y yo hago clic en el panel, me sale la información en el lateral, ¿cierto? Entonces, ¿qué pasa? Que esto me da una visualización mucho más clara de la información, por ejemplo, de este prospecto, de todas las propiedades

38:39de ese prospecto

38:47Entonces, si yo quiero ver las propiedades, las tengo aquí o las tengo en mi base de datos, lo cual hace que sea mucho más limpia la vista

38:55Bueno, ¿qué vamos a hacer ahora? Estructuré un poco mejor la base de datos para que podamos tener diferentes vistas, y agregué un campo de personas que básicamente es una propiedad que literalmente se llama "people" o "person", y tú lo que haces es agregar a personas que tengas invitadas a tu espacio de trabajo

39:13¿Cómo invitas personas a tu espacio de trabajo? Haciendo clic en "share", y aquí puedes escribir el correo de la persona e invitarlo al espacio

39:25Darle diferentes niveles de acceso, es decir, puede ver, puede comentar, puede editar o tiene acceso, edita lo que sea y también puede invitar a otras personas

39:33Por defecto, yo te recomiendo el de "puede editar" y que le des espacio a nivel de la página que quieres darle permisos

39:39Otra opción es publicar esto como un sitio web y cuando lo publiques, esto simplemente va a crear una URL que tú puedes personalizar, por ejemplo, CRM y lo guardas y con el nombre que tenga tu sitio de Notion, simplemente lo vas a poder compartir y listo

39:57Si tú no quieres que las personas puedan duplicar esto como plantilla, Simplemente deshabilitas esto y ahora haces clic en "ver sitio", y miren lo que va a pasar

40:10Esto va a ser, literalmente, un sitio web que vamos a poder ver, que se abrió aquí en otra pestaña, y miren que está acá

40:16Me aparece oscuro porque tengo el navegador formulado para que se vea en modo oscuro, pero miren que aquí tengo acceso a toda la información de todo lo que creamos

40:28Entonces, ya sabes también cómo compartir cualquier documento de Notion con personas e incluso cómo publicarlo a la web

40:35Pero no solo eso, si tú te quisieras llevar la información, tú puedes hacer clic en "exportar" y eso te permite exportarlo

40:41En CSV, ¿verdad? En PDF o HTML

40:47Si lo vas a llevar para otro lugar, probablemente sea mejor esta primera opción

40:53Y aquí tú le puedes decir si quieres que te traiga de las bases de datos, esta base de datos, y qué contenido quieres que te incluya, si las páginas, las subpáginas, por ejemplo, y si quieres carpetas para las subpáginas

40:59Esto es simplemente cuando quieres migrar algo

41:05Entonces, acá, como ves, tú siempre puedes setear el estilo de tu página y puedes, por ejemplo, cambiarle el tipo de letra, ¿cierto?, para personalizarlo más, poner que el texto sea más pequeño o más grande, decir que quieres Que se vea a todo el ancho o centrado

41:19A mí me gusta a todo el ancho, porque creo que uno usa mucho más la pantalla, e incluso puedes traducir la página a cualquiera de estos idiomas que Notion tiene habilitados

41:26Es una locura y realmente te da muchas funcionalidades

41:32También puedes ver las analíticas y los cambios que se han hecho

41:39Esto, sobre todo si tienes la versión eh business, que es la que yo tengo, y recuerda que puedes aplicar a ella en el link que te dejé aquí

41:44Y bueno, ahora sí, vamos a ver cómo crear diferentes vistas según tu caso de uso

41:49En un CRM, como tú tienes diferentes estados, usualmente

41:54Necesitas tener una vista tipo Canvan, donde tienes los diferentes estados

41:59Entonces, voy a hacer clic aquí en agregar y voy a elegir board, que es la que vimos que tiene esta estructura de columnas, y mira que automáticamente asumió que me las quiere agrupar por estado, y aquí yo tengo toda una forma de configurar la información

42:06Entonces, me dice, "¿De qué tamaño quieres el card?"

42:14Entonces, yo le puedo decir, "No, mira, lo quiero grande, lo quiero pequeño

42:21Si es pequeño, mira que puedo ver mucho más.", y le puedo decir que me muestre el contenido, por ejemplo, de el preview en estos cards, y también le

42:29Puedo pedir que, por ejemplo, me muestre todas las propiedades de forma agrupada y no que se pierdan, y puedo también decirle que me coloree las columnas para hacerlo más claro

42:42Entonces, digamos que lo dejé así y ahora, ¿qué pasa? Eso está muy pobre porque yo no sé ninguna información de los leads, no tengo contexto

42:51Entonces, vamos a personalizar esto

43:00Si yo hago clic en propiedades, yo puedo decir de todas esas propiedades que yo tengo, yo puedo pedirle que me muestre, por ejemplo, a quién está asignado esto, puedo pedirle que me muestre el valor del prospecto, puedo pedirle que me muestre la Fecha, y miren que ya esto me da mucho más contexto, pero espérate un segundo

43:08Voy a quitar a la persona encargada de este lead, porque eso lo voy a poner en subagrupaciones

43:15Entonces, mira que si yo pongo que me lo agrupe por persona, ahora tengo por comercial todos los deals de ese comercial divididos acá

43:22Entonces, eso ya me da mucho más contexto, y mira que aquí yo estoy contando todos los leads, ¿verdad?, de todas las personas, de todos los vendedores

43:29Entonces, si yo agregar aquí otro lead, mira que me va a aparecer aquí un dos

43:35Listo, hasta acá creo que vamos bien, y ya sabes que puedes en settings

43:42En esos tres punticos, tú siempre puedes personalizar esta vista y también puedes acceder a funcionalidades más avanzadas

43:49Entonces, ¿qué vamos a hacer ahorita? Vamos a crear una automatización, ¿ok? Entonces, ¿qué quiero hacer para una automatización? Tú siempre tienes dos elementos, un trigger o un disparador, que es lo que hace que comience esa automatización

44:05Por ejemplo, alguien pasó de reunión a cierre, boom, ahí eso puede ser un trigger porque es un cambio de estado de un elemento

44:13Entonces, vamos a ver qué podemos, cómo podríamos empezar cualquier automatización

44:20Entonces, me Dice, "Mira, cualquier propiedad editada, cualquier página añadida o con una frecuencia específica, yo le voy a decir, "No, mira, realmente yo lo quiero hacer con un estado

44:25Cuando pase a cierre es que yo quiero que me dispares este trigger o esta secuencia." Entonces, cuando el estado del read pase a complete y pase a cierre, yo, ¿qué quiero? Quiero que me envíes un correo electrónico a mí, ¿verdad? Y básicamente, ¿qué voy a hacer? Nuevo cierre

44:37Y aquí va a pasar algo muy interesante

44:50Yo puedo haber hecho un paso anterior a esto que es muy importante y es poner variables

45:02¿Por qué? Porque si yo Quisiera, por ejemplo, tomar información de la página, yo necesito tener esa información en una variable

45:09Entonces, vamos a borrar este paso y ya vamos a volver aquí

45:16Entonces, en mi nuevo paso, yo lo que voy a hacer es decirme, voy a definir unas variables y mis variables van a ser estas variables que yo tengo ya directamente en mi base de datos

45:24Entonces, en mi variable, por ejemplo, yo puedo tener de la página cualquier elemento

45:30Entonces, yo tengo nombre del prospecto, puede ser una variable y yo le puedo poner nombre prospecto

45:37Yo le puedo poner otra variable que sea valor del deal, ¿verdad? Y Aquí simplemente yo lo que voy a hacer es seleccionar acá y poner en página, porque esto es de esta página

45:48¿Qué información quiero tomar? Y yo le voy a poner valor del prospecto

45:59Y miren que aquí ya guardé dos variables

46:09Ahora sí, una vez que me tome las variables, yo le puedo decir, "Envíame un correo ahora sí a Daniela de The Grow System", ¿verdad? Y yo le puedo decir nuevo cierre y puedo poner valor del deal, ¿verdad? Y puedo ponerle el nombre del prospecto

46:20Entonces, muy bien, nuevo deal cerrado

46:24Por favor, enviar contrato

46:28Y aquí puedo hacer varias cosas

46:33Por ejemplo, puedo poner la página, ¿Verdad? Entonces, de la página yo puedo seleccionar page, ¿verdad? De la página que me está vinculando, que se llama trigger page

46:44En este caso, puedo ponerle el prospecto, puedo poner el valor del deal, ¿cierto? Y ya esto básicamente va a ser mi automatización

46:51Yo aquí voy a poner deal bot, por decir cualquier cosa

46:58Y si me responden, ¿a quién me responden? Bueno, voy a poner aquí a mí mismo y en acción

47:06Ya hasta aquí quedamos

47:15Entonces, si yo quiero simplificar un poquito esto, miren esto, yo tengo aquí un trigger, o sea, un disparador que me define qué acciones van a suceder luego de que se cumpla

47:21Una condición

47:27Entonces, en este caso, cuando se convierta en completado o en cierre, me va a generar unas variables y me va a enviar un correo y yo le voy a decir permitir

47:33Y mira que aquí ya me aparece la automatización y yo le puedo cambiar el nombre y puedo activarla o desactivarla

47:40Entonces, yo aquí voy a ponerle cierre notificación, ¿verdad? Y lo voy a guardar

47:47Y mira que ya tengo esa automatización y la puedo deshabilitar cuando quiera

47:53Entonces, ¿qué pasa si yo hago paso de propuesta a cierre? Ya esto me debe estar disparando la automatización y ya lo vamos a ver en mi correo electrónico para que

47:58Veas cómo funciona

48:02Bueno, muy bien

48:07Después de más o menos un minuto y medio me llegó el correo de, muy bien, nuevo deal cerrado, por favor enviar contrato, y si yo hago clic aquí, me abre directamente la página del deal, por ejemplo

48:12Entonces, esto puede servir muy bien por si uno tiene un workflow comercial donde la persona comercial cierra y luego se lo tiene que enviar, por ejemplo, a la parte administrativa, o incluso esto puede servir para tareas y cierres y recordatorios

48:19Entonces, mira que todo se empieza a conectar

48:27Tú tienes unas bases de datos que te permiten generar unas automatizaciones

48:35que se conectan con ciertas propiedades para permitirte saber cuándo quieres o no realizar una acción

48:42Así que ya tienes, literalmente, una cantidad de conocimiento que te permite generar acciones de acuerdo a lo que necesites

48:47Entonces, aquí ya tienes un primer ejemplo de cómo usar automatizaciones y te voy a dejar más en recursos, pero no te los voy a mostrar todos acá porque el tutorial sería demasiado largo

48:58Entonces, te voy a dejar esos recursos en la descripción, ¿okay? Bueno, vamos con otro ejemplo muy, muy común que es proyectos

49:04Entonces, vamos a crear una página otra vez y lo vamos a Llamar proyectos, ¿verdad? Y en proyectos puede ser lo que tú quieras, puede ser desde una clase en la universidad hasta tratar de organizar a tu equipo en función de unos objetivos

49:25Entonces, ¿qué es lo que vamos a hacer? Ya sabemos que las páginas pueden estar dentro de las tablas y que nos permiten desglosar la información, pero que si queremos sistematizar un proceso, lo mejor son tablas, ¿okay?, que son bases de datos

49:37En este caso vamos a trabajar con bases de datos, pero vamos a hacerlo un poco distinto

49:43Entonces, agreguemos el guion lateral y con esto vamos a poner un database, ¿okay? Entonces, esto es lo mínimo viable, ¿verdad? Entonces, vamos a ponerle proyectos

49:50¿Qué pasa? Un proyecto puede tener distintas categorías, ¿verdad? Listo

49:57Entonces, digamos que yo trabajo en diferentes proyectos

50:03Entonces, voy a poner podcast, voy a poner startup y voy a poner temas personales, ¿okay? Solo como por hacer un ejercicio

50:08Para eso, ¿qué voy a hacer? Voy a poner una tabla

50:13En la tabla, un Multiselect porque me permite escoger de diferentes elementos, pero ya sabemos que se repiten

50:17Entonces, en la propiedad voy a poner tipo de proyecto, ¿verdad? Y en opciones voy a poner personal

50:31Podcast y aquí voy a poner start, ¿verdad?, tres tipos de proyectos diferentes

50:37Entonces, ya tengo el nombre, ¿verdad?, de la actividad, cuál es el proyecto al que va relacionado

50:41Aquí le voy a poner fecha de inicio

50:45Me encanta que ya me lo sugiere Notion, y le voy a poner también una fecha de cierre, date, ¿verdad?, que esa también me la sugiere Notion

50:49Aquí, como te decía, a mí hay ajustes que me gusta hacer en la página, como poner el full width para yo poder ver todo el ancho de la pantalla

50:58También siempre me gusta ponerle algún icono

51:07Yo subí un icono personal que tú lo puedes hacer muy fácil aquí en Añadir emoji, simplemente subes una imagen y básicamente puedes personalizar completamente tu espacio

51:13Entonces, voy a poner proyectos

51:20Ya tengo nombre, fecha de inicio, que lo voy a poner acá, cambiar fecha, inicio, eh, cierre

51:26¿Y qué más le voy a ir poniendo? Bueno, vamos a irlo descubriendo mientras vamos desarrollando esto

51:33Entonces, aquí le voy a poner nombre, que me parece que es totalmente distinto de lo que vimos ahorita en el CRM

51:38Nosotros no hablamos de que en un proyecto tú tienes dependencias y de que tienes una tarea principal, pero también puedes tener subtareas

51:44Pero, ¿cómo vas a Crear, eso sí, aquí simplemente ¿se está creando una lista? Bueno, no te preocupes que aquí es donde viene en settings unas funcionalidades un poco más avanzadas, pero como ya conoces lo básico, esto no te va a parecer tan difícil

51:57Entonces, acá lo que habíamos conocido, propiedades, cómo filtrar, cómo agrupar, etcétera, y automatizaciones

52:03Pero nos vamos a ir a personalización del proyecto y vamos a habilitar dos elementos: subitems, ¿verdad?, que esto lo que nos permite es crear de una tarea madre subtareas que están relacionadas

52:18Entonces, ya lo dejé subitems y vamos a permitir

52:22Dependencias, ¿qué pasa? Las dependencias te dicen si una tarea bloquea otra

52:27Entonces, tú sabes, por ejemplo, si hay alguien en el equipo que debe terminar una actividad y te está bloqueando una tarea distinta

52:32Entonces, tú puedes decir que se cambien las fechas de acuerdo a una dependencia o no cambiarla automáticamente

52:46La voy a poner, activar las dependencias, pero no cambiar las fechas automáticamente

52:50Entonces, mira lo que empieza a pasar en mi base de datos

52:54Vamos a crearla desde cero, ¿verdad? Okay

52:58Nueva página

53:02Esta nueva página yo la voy a llamar episodio de Shapeup, ¿verdad?, que es Un tema que yo quiero hacer

53:06Entonces, en episodio Shapeup, yo puedo decir, "Listo, esta es mi tarea, pero yo tengo unas subtareas que es escribir ideas del episodio, ¿verdad?, definir fecha de grabación, crear visuales, editar el episodio"

53:19Estas son todas las tareas que tienen que suceder para que yo pueda sacar este episodio

53:32Y si te das cuenta, como yo tengo una tarea y unas subtareas, que a su vez pueden tener otras subtareas, ya esto empieza a tener una estructura

53:39Entonces, vamos a hacer algo

53:45Yo aquí en proyecto le voy a poner podcast, ¿cierto? Y mira lo que va a pasar, no por defecto

53:51Necesariamente todas se van a agregar a la misma clasificación

53:56Aquí simplemente yo lo que hice fue arrastrarlo, y puedo ponerle una fecha de inicio que es hoy, y mi fecha de cierre, que en este caso sería mi fecha de graduación, puede ser en junio 12

54:02Entonces, mira que aquí ya yo tengo una fecha de inicio y una fecha de cierre

54:08Entonces, mira que yo aquí puedo tener que me está bloqueando una tarea o que estoy bloqueando otra tarea

54:14Por ejemplo, esta tarea está bloqueada por escribir ideas, por editar el episodio, por definir fecha de grabación y por crear las visuales

54:20Entonces, yo no puedo sacar el Episodio sin tener esto, por ejemplo

54:25Y aquí yo sé que estoy bloqueando episodio Shapeup

54:30Claro, esta es la macro y estas son tareas individuales, pero por ejemplo, entre las subtareas tú puedes tener bloqueos

54:35Entonces yo puedo decir que sin mis visuales yo no puedo editar el episodio, el episodio, ¿cierto? Entonces el episodio está bloqueada por crear visuales

54:46Entonces, sin mis visuales, yo no puedo editar el episodio, okay

54:52Entonces, creo que ese es un ejemplo mucho más claro

54:57Aquí lo podemos quitar si hacemos clic, y miren que ya quedan quién bloquea a qué y quién está bloqueada por otra

55:04Tarea

55:11Ahora, ¿esto cuándo se vuelve especialmente útil? Cuando nos vamos al famoso Gantt chart, que es timeline, como lo llama Notion

55:16¿Qué pasa en mi timeline? Yo voy a tener todas mis tareas

55:21Si ya yo puse una fecha aquí, ¿verdad? Esto se va a traducir en esta vista

55:25Y mira aquí, ahora me aparecen todas las tareas, pero estas tareas no tienen fecha, como puedes ver acá

55:30Entonces, yo puedo ubicar estas tareas

55:34Entonces, yo puedo decir, "No, mira, escribir tarea, ideas del episodio es primero y va de esta fecha a esta fecha

55:38La fecha de grabación está perfecto también definirla apenas termine de"

55:43Escribir las ideas del episodio, los visuales tienen que ir más o menos en esta fecha, y editar el episodio en esta fecha

55:55¿Qué pasa? ¿Qué es esto? Que este, este link amarillo, esto es una dependencia entre esta tarea y esta tarea

56:00Entonces, yo sé que yo no puedo empezar a editar el episodio sin haber, por ejemplo, terminado mis visuales, ¿okay? Entonces, y yo no puedo crear mis visuales si yo no tengo las ideas del episodio

56:12Entonces, mira que acá tú ya tienes una estructura de las dependencias de las tareas, y tú acá, recuerda que también puedes cambiar en settings elementos que quieres ver

56:25Entonces, Aquí me faltó algo muy importante, y es quién es el dueño o dueña de la tarea, el responsable

56:31Entonces, yo voy a poner "persona" y en persona voy a poner "responsable", ¿cierto? Y en responsable, yo voy a ponerme a mí como responsable de la tarea, y mira lo que va a pasar acá

56:43Yo ahora tengo esto, esta vista, y en esta vista yo le voy a decir que en propiedades me muestre quién es la persona responsable de la tarea, y también quiero que me muestre cuál es el tema o el tipo de proyecto

56:54Entonces, ya yo sé ahora que tengo podcast y tengo unas dependencias acá, y sé quién es la persona que está vinculada a esa tarea

57:03Mire que

57:11Acá yo no le he puesto responsable a cada subtarea

57:20Entonces, si yo aquí le sumo esto, mira que ya aquí va apareciendo quién es la persona responsable de esa subtarea, y recuerda que si esto, por ejemplo, lo sumamos con automatizaciones, tú aquí podrías tener, por ejemplo, cuando una tarea se complete, avísale al equipo o envíame una notificación a Slack, a Gmail, a cualquier plataforma que utilices

57:28Entonces, miren que esto es una locura y realmente les permite organizarse así de fácil

57:34Entonces, acá en tabla, por ejemplo, algo que me falta es estatus de la tarea, ¿verdad? Y ya sabemos que acá

57:41Está en no empezada, empezada, o sea, en progreso o terminada

57:47Y yo podría acá, por ejemplo, también crear una vista en board, que ya las tengo en tareas que no están empezadas, las que están empezadas y terminadas

57:53Y mira que se agrupan las tareas

57:59Esto es una belleza y esto tú no lo puedes tener, por ejemplo, en un Google Sheets, que hay muchas personas que les encanta tener esto estructurado en un Google Sheets

58:05Yo aquí tengo dentro de la tarea grande todas las subtareas y el estado de esas subtareas, ¿verdad? Y yo puedo entrar a cada una de las tareas y cada una de esas tareas es una página

58:12Entonces, Yo, por ejemplo, puedo escribir mis ideas aquí y dejar esto listo acá, y luego me puedo ir, por ejemplo, a la tarea grande, y luego me puedo ir a definir fecha de grabación y decir que esta ya está terminada, ¿verdad? Y básicamente aquí ya podemos tener una estructura clara de en qué van estos

58:36Entonces, por ejemplo, acá, ¿qué otra cosa podría agregar yo en propiedades? No, o sea, yo quiero saber el estatus, entonces, porque necesito saber si estamos a tiempo

58:41Entonces, la única tarea terminada por ahora es la fecha de grabación

58:52Necesito terminar primero cuáles son las ideas y luego empezar a crear

59:02Los visuales, entonces miren que esto ya nos da mucha claridad mental, y acá también recuerden que podemos estructurar las propiedades y, por ejemplo, yo puedo decir quién es el responsable, cómo es el estatus de estas tareas, de la tarea global del episodio, aunque esta ya sería una redundancia porque ya la tenemos arriba, y puedo poner cuál es la fecha de cierre, ¿no?, y el tipo de proyecto también

59:13Entonces, miren que acá ya tenemos una vista que nos da claridad, pero acá también podemos modificar ciertos elementos de las vistas, por ejemplo, yo en subítem puedo cambiar las visibilidad de estas

59:20propiedades

59:26Entonces, yo puedo decirle que me muestre acá, ¿no?, acá

59:33Entonces, miren que esto nos da muchísima claridad mental y ya tenemos vinculados diferentes elementos en la mis

59:40Entonces, si yo creo otro proyecto, ¿verdad? Entonces, yo pongo, no sé, eh, crear lista de prospectos, yo puedo empezar aquí a crear mis subtareas, mis fechas de inicios y cierre y de esa manera ir estructurando el proyecto, ¿verdad? Y miren que acá todavía no aparece porque yo no le he puesto fecha

59:59Entonces, digamos que lo voy a poner del 17 al 17 y le voy a poner una fecha de cierre al 27

01:00:17Entonces, miren que acá me va a Aparecer la fecha de inicio y de cierre, y miren que al inicio yo había puesto otra columna que se llamaba cierre, pero yo puedo borrar esta propiedad, ¿por qué? Porque acá en la fecha yo incluso puedo ponerle una fecha de inicio y una fecha de terminación, no era necesario tener la fecha de cierre cuando yo puedo tener fecha de inicio y fecha de terminación directamente aquí

01:00:35Entonces, mira que además yo puedo agregarme recordatorios, puedo decirme, recuérdame un día antes y me va a aparecer en rojo

01:00:43Entonces, realmente eso te da muchísima visibilidad y tú recuérdate que aquí puedes agrupar la

01:00:47Información también por responsable, por ejemplo

01:00:51Entonces, tú puedes tener el proyecto por responsables y aquí puedes desglosar la información y tener una vista clara de qué te está bloqueando, qué y cómo lo puedes lograr

01:00:55Así que te recomiendo utilizar esto y mira que tú puedes incluso cambiar las vistas a semanas, días, horas, el quarter

01:01:06Entonces, la capacidad de personalizar esto es total y al final tiene que ver en cómo necesitas tú la información, pero es fácil de hacer

01:01:18Bueno, ya aprendiste lo más difícil que son tablas, cómo crear páginas y ahora te quiero mostrar simplemente algunas de

01:01:25Mis funcionalidades preferidas y también cerrar la brecha de conocimiento de algunos temas que hemos visto por encima, pero que no hemos cerrado

01:01:31Entonces, acá automáticamente se creó esta, cuando yo creé este espacio de trabajo, se creó esto que es Teampace Home

01:01:37Yo lo voy a borrar, pero la idea es muy buena

01:01:43¿Qué significa eso? Que es como un home donde tú centralizas la información, ¿verdad? Entonces, yo le voy a poner home y le voy a poner una casa o un home

01:01:47Vamos

01:01:51Listo

01:01:55Y acá, ¿verdad?, yo quiero centralizar los archivos importantes

01:01:58Entonces, yo voy a poner, por ejemplo, CRM page

01:02:02Primero

01:02:05Voy a vincularlo con una página

01:02:09Si yo quiero vincular una página, yo puedo hacer clic aquí en "link to page" y mira que yo voy a poner simplemente CRM y me va a salir el CRM que es este

01:02:12Entonces yo tengo un acceso directo a la página de CRM

01:02:17Ahora quiero agregar otra página, ¿verdad?, que en este caso es proyectos, ejemplo, y mira que ya tengo un acceso rápido

01:02:26Entonces, esto tú puedes jugar con esto para que sea un diferente estilo

01:02:33Entonces, yo, por ejemplo, podría poner aquí columnas, ¿verdad?, y dividir

01:02:39Aquí hay una columna y aquí hay otra columna

01:02:45Entonces, yo podría poner CRM en un lado y yo podría poner Los proyectos de ejemplo en otros, y así es como uno va organizando el espacio de trabajo, y le puede poner fotos, y puede añadirle acá un cover, y personalizar esta imagen

01:02:51Entonces, ¿qué pasa? Ya estos son personalizaciones que tú le puedes hacer a tu espacio de trabajo, pero que son más de estilo

01:02:56Entonces, ya aprendiste lo básico, ¿verdad? Entonces, ya tú sabes que aquí tienes todos los bloques, que por ejemplo puedes poner un callout si quieres eh poner información importante, recordatorio, por ejemplo, y todo eso ya lo sabes

01:03:08Entonces, ¿qué vamos a hacer? Lo que vamos a hacer es ver cómo puedes

01:03:19Hacer funciones específicas que son demasiado útiles, como por ejemplo, vincular una base de datos de proyectos con tu calendario personal para que te aparezcan las tareas

01:03:30Entonces, vamos a ver cómo funciona esto

01:03:36Una vez estés en tu calendario, y la forma de hacerlo es simplemente, cuando estás en Notion, vas a hacer clic en calendario o te vas a ir a notion.com y vas a buscar la funcionalidad de calendario

01:03:40Eso es muy fácil

01:03:44Vas a tener la vista abierta del calendario o los calendarios que agregues aquí

01:03:48De hecho, mira que puedes agregar un calendario nuevo simplemente haciendo clic en añadir

01:03:57Calendario y aquí eliges cómo lo vas a conectar

01:04:06Ya yo tengo mis calendarios conectados, entonces quiero hacer, lo que quiero hacer es agregar bases de datos de Notion, ¿okay? Entonces, mira que aquí yo puedo decirle agregar base de datos de Notion y yo le puedo decir, ¿verdad?, en este caso, proyectos

01:04:15Vamos a ver, esperar

01:04:19Ejemplo

01:04:23Entonces, mira que sale proyecto y la base de datos es proyecto ejemplo, que es con la que yo estaba trabajando, y mira que está agregado

01:04:28Entonces, mira que ahora me apareció episodio Shapeup, definir fecha de grabación, escribir episodio y yo esto lo puedo mover para Darle un momento del día de cuándo lo voy a hacer, ¿okay? Entonces, esto es genial porque te permite convertir lo que tienes en tu base de datos en Notion, en algo que tienes en tu calendario, ¿okay? Eso a mí me parece mágico y tú puedes bloquearte estos espacios para que nadie use esos espacios en tus calendarios en los que ya tienes tareas básicamente bloqueadas para trabajar

01:05:01También en cualquier momento tú puedes ocultar esto si te está poniendo mucho ruido y lo puedes prender y apagar cuando quieras o incluso lo puedes remover

01:05:08Okay, eso todo es flexible y todo lo que se puede hacer se puede quitar

01:05:14Así que no hay nada escrito en piedra y no te dé miedo experimentar, porque al final, la forma de trabajar es personal, y el problema a veces de las plantillas es que están creadas con base en la estructura de otra persona

01:05:26Entonces, ya es tarea personal empezar a experimentar con eso

01:05:32Cuéntame si tienes preguntas, si te las puedo responder, obviamente te las voy a contestar

01:05:37Así que nada, accede a los recursos que te doy aquí, aplica el programa de Notion Business y empieza a aplicar lo aprendido.