मैंने क्लॉड को अपना ईमेल सहकर्मी कैसे बनाया (कदम दर कदम)

1. क्लाउड को-वर्क के साथ ईमेल प्रबंधन को स्वचालित करना [0]

क्लाउड को-वर्क एक ऐसा उपकरण है जो उपयोगकर्ताओं को बिना किसी कोड के ईमेल प्रबंधन को स्वचालित करने की अनुमति देता है, जिससे यह इनबॉक्स को पढ़ सकता है, जवाब देने योग्य ईमेल की पहचान कर सकता है और उपयोगकर्ता के लहजे में ड्राफ्ट तैयार कर सकता है।

1.1. क्लाउड को-वर्क में ईमेल सेट करना और अनुमतियाँ प्रबंधित करना [7]

1. ईमेल सेवा को जोड़ना [7]
   1. क्लाउड को-वर्क में ईमेल सेट करने के लिए, उपयोगकर्ता को कस्टमाइज़ आइकन (जो एक ब्रीफकेस जैसा दिखता है) पर क्लिक करना होगा, फिर कनेक्टर्स में जाकर वेब के बगल में प्लस आइकन पर क्लिक करना होगा। [7]
   2. उपयोगकर्ता को अपनी ईमेल सेवा ब्राउज़ करनी होगी और उसे जोड़ना होगा; उदाहरण के लिए, जीमेल का उपयोग करने वाला उपयोगकर्ता जीमेल को जोड़ सकता है। [9]
2. जीमेल तक पहुंच प्रदान करना [11]
   1. जीमेल जोड़ने के लिए प्लस आइकन पर क्लिक करने के बाद, क्लाउड को-वर्क जीमेल तक पहुंच प्रदान करने के लिए कहेगा। [11]
   2. उपयोगकर्ता को जारी रखने के लिए क्लिक करना होगा, अपना ईमेल जोड़ना होगा, और फिर क्लाउड को-वर्क को जीमेल तक पहुंच प्रदान करने के लिए जारी रखना होगा। [14]
3. अनुमतियाँ सेट करना [22]
   1. क्लाउड को-वर्क को जीमेल प्रोफ़ाइल, ड्राफ्ट, लेबल, ईमेल, थ्रेड, खोज और लिखने जैसी अनुमतियों की आवश्यकता होती है। [22]
   2. लिखने और हटाने के लिए अनुमतियों को डिफ़ॉल्ट रूप से "हमेशा अनुमति दें" के बजाय "अनुमोदन की आवश्यकता है" पर सेट किया जाना चाहिए, ताकि उपयोगकर्ता को इन कार्यों के लिए मैन्युअल रूप से अनुमति देनी पड़े। [23]

1.2. क्लाउड को-वर्क के साथ ईमेल का विश्लेषण और सारांश करना [30]

1. इनबॉक्स का सारांश प्राप्त करना [30]
   1. क्लाउड को-वर्क को "आज मेरे इनबॉक्स में क्या है" जैसे सरल प्रॉम्प्ट के साथ इनबॉक्स का सारांश देने के लिए कहा जा सकता है। [30]
   2. यह ईमेल को पढ़ता है और उन ईमेल का सारांश प्रदान करता है जिन्हें जवाब की आवश्यकता होती है, साथ ही अन्य ईमेल जैसे समुदाय की चुनौतियाँ, कंपनी के आउटरीच, स्कूल के अपडेट और सुरक्षा अलर्ट। [32]
   3. यह उन ईमेल को भी उजागर करता है जो खोलने लायक हैं, जैसे कि एक समुदाय चुनौती स्कोर या सुरक्षा अलर्ट। [51]
   4. क्लाउड को-वर्क द्वारा प्रदान किए गए स्रोतों पर क्लिक करने से उपयोगकर्ता सीधे संबंधित जीमेल ईमेल पर जा सकता है। [55]
2. जवाब न मिले ईमेल ढूंढना [56]
   1. एक प्रॉम्प्ट का उपयोग किया जा सकता है जैसे "कोई भी ईमेल ढूंढें जिसका मुझे 3+ दिनों में जवाब नहीं मिला है" ताकि उन वार्तालाप श्रृंखलाओं की पहचान की जा सके जिन पर ध्यान देने की आवश्यकता है। [57]
   2. क्लाउड को-वर्क उन ईमेल को फ़्लैग करता है जिनका जवाब नहीं दिया गया है, जैसे कि एआई कंसल्टिंग सेवाओं के लिए आउटरीच, एक ग्राहक का प्रश्न, या एक कोचिंग ग्राहक की मीटिंग को पुनर्निर्धारित करने का अनुरोध। [62]
   3. यह उन ईमेल का भी उल्लेख करता है जो अभी तक 3 दिन पुराने नहीं हैं लेकिन ध्यान देने योग्य हैं, जैसे कि एक प्रायोजन प्रस्ताव जिसका अभी तक जवाब नहीं मिला है। [74]
3. एक विशिष्ट ईमेल थ्रेड के लिए ड्राफ्ट तैयार करना [80]
   1. उपयोगकर्ता एक प्रॉम्प्ट का उपयोग कर सकता है जैसे "डेटा फॉर एसईओ पर थ्रेड पढ़ें और मेरे लिए एक जवाब का ड्राफ्ट तैयार करें" ताकि एक विशिष्ट ईमेल थ्रेड के लिए जवाब तैयार किया जा सके। [82]
   2. क्लाउड को-वर्क थ्रेड का सारांश प्रदान करता है और एक ड्राफ्ट जवाब बनाता है जो "छोटा और कम दबाव वाला" होता है, जिससे उपयोगकर्ता को टोन को समायोजित करने या कुछ भी जोड़ने/हटाने का विकल्प मिलता है। [86]
   3. यह ड्राफ्ट के लिए स्रोत भी प्रदान करता है, जिससे उपयोगकर्ता मूल थ्रेड को संदर्भित कर सकता है। [91]
4. अंतिम 20 न पढ़े गए ईमेल का सारांश और महत्वपूर्ण ईमेल को फ़्लैग करना [93]
   1. उपयोगकर्ता "मेरे अंतिम 20 न पढ़े गए ईमेल का सारांश दें, किसी भी ज़रूरी चीज़ को फ़्लैग करें" जैसे प्रॉम्प्ट का उपयोग कर सकता है। [94]
   2. क्लाउड को-वर्क ईमेल डिलीवरी विफलताओं, डेटा नीति परिवर्तनों, ग्राहक परिवर्तनों और सुरक्षा अलर्ट जैसी महत्वपूर्ण वस्तुओं को फ़्लैग करते हुए न पढ़े गए ईमेल का सारांश प्रदान करता है। [96]
   3. यह "टीएलडीआर" (बहुत लंबा, पढ़ा नहीं) सारांश भी प्रदान करता है, जिसमें कार्रवाई करने के लिए तीन मुख्य बातें शामिल होती हैं, जैसे कि गिटहब कोपायलट प्रशिक्षण से बाहर निकलना और ग्राहक हानि रिपोर्ट। [109]

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2. क्लाउड को-वर्क में कौशल और निर्धारित कार्य बनाना [112]

क्लाउड को-वर्क में, उपयोगकर्ता बार-बार उपयोग किए जाने वाले प्रॉम्प्ट को "कौशल" में बदल सकते हैं और उन्हें स्वचालित रूप से चलाने के लिए "निर्धारित कार्य" सेट कर सकते हैं, जिससे ईमेल प्रबंधन और भी कुशल हो जाता है।

2.1. प्रॉम्प्ट को पुन: प्रयोज्य कौशल में बदलना [112]

1. कौशल बनाना [112]
   1. यदि उपयोगकर्ता एक ही प्रॉम्प्ट का बार-बार उपयोग करता है, तो उसे "कौशल" में बदलना उपयोगी होता है, जिससे प्रॉम्प्ट को हर बार टाइप करने की आवश्यकता नहीं होती है। [112]
   2. कौशल को कस्टमाइज़ आइकन के तहत पाया जा सकता है, और उपयोगकर्ता अपनी वेबसाइट, यूट्यूब चैनल, ग्राहकों और सामग्री निष्कर्षण के लिए विभिन्न कौशल बना सकते हैं। [115]
   3. कौशल लंबे प्रॉम्प्ट हो सकते हैं जिन्हें समय के साथ दोहराया और सुधारा जा सकता है। [119]
2. एक प्रॉम्प्ट को कौशल में बदलना [123]
   1. एक प्रॉम्प्ट को कौशल में बदलने के लिए, उपयोगकर्ता क्लाउड को-वर्क को "क्या आप कृपया इस प्रॉम्प्ट को एक उपयोगी कौशल में बदलने में मेरी मदद कर सकते हैं" और इसे "3 दिन कोई जवाब नहीं" कहने के लिए कह सकता है। [123]
   2. कौशल बनाने में 5 से 10 मिनट लग सकते हैं क्योंकि यह विभिन्न परीक्षण परिदृश्यों से गुजरता है। [126]
   3. क्लाउड को-वर्क एक कौशल फ़ाइल प्रदान करता है जिसे डाउनलोड किया जा सकता है, जिसमें कौशल का विवरण और उसे ट्रिगर करने के तरीके शामिल होते हैं। [133]
   4. कौशल में चरण-दर-चरण निर्देश और अतिरिक्त युक्तियाँ शामिल होती हैं, जिन्हें समय के साथ अपडेट किया जा सकता है। [139]
   5. कौशल को उपयोगकर्ता के कौशल में कॉपी किया जा सकता है। [142]
3. कौशल का प्रबंधन और संपादन [143]
   1. उपयोगकर्ता अपने कौशल को प्रबंधित कर सकता है, उन्हें सक्षम या अक्षम कर सकता है। [143]
   2. कौशल को सीधे क्लाउड को-वर्क में संपादित किया जा सकता है या क्लाउड को-वर्क को प्रॉम्प्ट करके बदला जा सकता है। [148]
4. कौशल को सीधे बुलाना [152]
   1. कौशल को सीधे क्लाउड को-वर्क में प्लस आइकन पर क्लिक करके और कौशल का चयन करके बुलाया जा सकता है। [153]
   2. उपयोगकर्ता "3 दिन कोई जवाब नहीं कौशल चलाएं" जैसे वाक्यांशों का भी उपयोग कर सकता है, और क्लाउड को-वर्क टाइप किए गए के आधार पर कौशल को उठा लेगा। [155]

2.2. निर्धारित कार्य सेट करना [158]

1. निर्धारित कार्य बनाना [158]
   1. निर्धारित कार्य बनाने के लिए, उपयोगकर्ता को घड़ी जैसे आइकन पर क्लिक करना होगा और "नया कार्य" चुनना होगा। [158]
   2. यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि निर्धारित कार्य तभी चलेंगे जब कंप्यूटर चालू हो, इसलिए उपयोगकर्ता को अपने कार्य को तब निर्धारित करना चाहिए जब वे ऑनलाइन हों। [160]
2. एक निर्धारित कार्य को कॉन्फ़िगर करना [166]
   1. उपयोगकर्ता कार्य को "दैनिक ईमेल" जैसा नाम दे सकता है और एक विवरण जोड़ सकता है, जैसे "जवाब देने के लिए ईमेल ढूंढें"। [166]
   2. प्रॉम्प्ट में, उपयोगकर्ता "जवाब देने के लिए ईमेल ढूंढने के लिए 3 दिन कोई जवाब नहीं कौशल का उपयोग करें" जैसे कौशल का उपयोग करने के लिए कह सकता है। [168]
   3. उपयोगकर्ता आवृत्ति (जैसे दैनिक) और समय (जैसे सुबह 9:00 बजे) चुन सकता है। [169]
   4. अन्य विकल्पों में उपयोग करने के लिए मॉडल और फ़ोल्डर में काम करना शामिल है। [172]
   5. सेटिंग्स को सहेजने के बाद, कौशल हर दिन निर्धारित समय पर चलेगा। [173]
3. निर्धारित कार्य का परीक्षण करना [176]
   1. उपयोगकर्ता यह जांचने के लिए "अभी चलाएं" पर क्लिक करके निर्धारित कार्य का तुरंत परीक्षण कर सकता है कि यह ठीक से काम करता है या नहीं। [176]
   2. कार्य शुरू होने के बाद, उपयोगकर्ता इसे देख सकता है और देख सकता है कि कौशल कैसे चलता है और परिणाम उत्पन्न करता है। [179]
4. स्वचालित ईमेल प्रबंधन [183]
   1. एक बार निर्धारित कार्य सेट हो जाने के बाद, उपयोगकर्ता को प्रॉम्प्ट टाइप करने की आवश्यकता नहीं होती है। [183]
   2. हर दिन निर्धारित समय पर, क्लाउड को-वर्क स्वचालित रूप से इनबॉक्स से उन ईमेल को ढूंढेगा जिनका 3 दिनों में जवाब नहीं दिया गया है और उन्हें सीधे क्लाउड को-वर्क में पॉप्युलेट करेगा। [185]
   3. यह उन ईमेल को प्रदर्शित करता है जो जवाब की प्रतीक्षा कर रहे हैं, जैसे कि डेटा फॉर एसईओ और एआई एजेंट बिल्ड-आउट से संबंधित ईमेल, उनके स्रोतों के साथ। [188]

2.3. अन्य उपकरणों के साथ क्लाउड को-वर्क को जोड़ना [191]

1. कनेक्टर्स का उपयोग करना [191]
   1. क्लाउड को-वर्क केवल जीमेल तक ही सीमित नहीं है; इसे अन्य बाहरी उपकरणों से जोड़ा जा सकता है। [191]
   2. उपयोगकर्ता कस्टमाइज़ में जाकर और कनेक्टर्स जोड़कर अन्य उपकरणों को जोड़ सकता है। [193]
   3. उदाहरण के लिए, जीमेल को गूगल कैलेंडर से जोड़ा जा सकता है ताकि मीटिंग बनाई जा सके, गूगल ड्राइव से अटैचमेंट भेजने के लिए, नोशन से कार्य बनाने के लिए, या स्लैक से अपडेट प्राप्त करने के लिए। [194]
2. कनेक्शन बनाना [200]
   1. उपयोगकर्ता सीधे क्लाउड को-वर्क में प्रॉम्प्ट कर सकता है, जैसे "मैं अपने महत्वपूर्ण ईमेल को स्लैक से जोड़ना चाहता हूं और उन्हें एक्सवाईजेड चैनल में भेजना चाहता हूं। क्या आप इस प्रक्रिया को बनाने में मेरी मदद कर सकते हैं? और फिर इसे एक कौशल में बदल सकते हैं?" [201]
3. विचारों का उपयोग करना [204]
   1. क्लाउड को-वर्क में एक "विचार" टैब भी है जो पहले से निर्मित कनेक्शन और वर्कफ़्लो प्रदान करता है। [204]
   2. उदाहरण के लिए, "मीटिंग फॉलो-अप लिखें" कैलेंडर और जीमेल दोनों को शामिल करता है, जबकि "दैनिक ब्रीफिंग बनाएं" कैलेंडर, जीमेल और स्लैक को जोड़ता है। [205]
   3. ये विचार उपयोगकर्ता को अपने दिन की स्पष्ट तस्वीर बनाने के लिए विभिन्न उपकरणों से जानकारी को संघनित करने में मदद कर सकते हैं, जिससे सुबह 30 मिनट या एक घंटे का काम 5 मिनट में हो जाता है। [213]
   4. क्लाउड को-वर्क में जितने अधिक उपकरण जुड़े होते हैं, उतने ही अधिक विचार उत्पन्न होते हैं, और उन्हें भूमिकाओं या विचारों के प्रकार (जैसे प्लगइन, बनाना, विश्लेषण करना) के आधार पर फ़िल्टर किया जा सकता है। [210]